”Jos ruokaa ei ole, se kyllä huomataan!” Näin turvataan ruokapalvelut
Vaikka varautuminen on luontaisesti osa ruokapalvelualan toimintaa, se vaatii jatkuvaa kehittämistä ja avointa vuoropuhelua. Erityisesti häiriötilanteissa on tärkeää, että vastuut ja toimintamallit on sovittu etukäteen.
Kokemus esimerkiksi koronapandemiasta ja lakoista ovat osoittaneet, että todelliset tilanteet ovat paras testi varautumissuunnitelmalle. Ne myös korostavat ketteryyden ja nopean reagointikyvyn merkitystä.
“Kun pääkaupunkiseudulla joukkoliikenne oli lakossa, meillä oli nopeasti pystyssä kuljetusrinki, jonka ansiosta kaikki ihmiset saatiin töihin ja toimipisteet pyörimään”, kertoo Compass Groupin liiketoimintajohtaja Maarit Virkkala.
Virkkala kiittelee hyvää yhteistoimintaa useiden eri poolien välillä, sillä niiden ansiosta on voitu rakentaa erilaisia tilannekuvia.
“Jos on vakava tilanne, meillä on yhteinen näkemys, mitkä paikat pidetään auki, miten logistiikan ja elintarviketuotannon kumppanit toimivat ja miten henkilökunta järjestetään. Yhteinen näkemys luo uskoa, että myös huomenna pärjätään”, pohtii Virkkala.
Ruokapalvelupooli kokoaa alan toimijat
Tammikuussa 2024 perustettu Ruokapalvelupooli edistää ruokapalvelutoimijoiden yhteistyötä monin eri tavoin. Yhteistyön ja esimerkiksi erilaisten harjoitusten tarkoituksena on, että toimijat pääset keskustelemaan varautumisesta ja haastamaan toisiaan. Samalla pooli kerää kentältä tietoa asioista, joita on tarvetta kehittää.
“Koordinointirooli on meille erityisen tärkeää. Monilla, erityisesti pienemmillä toimijoilla ei ole välttämättä resursseja pohtia varautumista ja me tuomme tukea siihen. Nyt rakennetaan yhteistyötä, verkostoa ja luottamusta siihen, että asioita edistetään yhdessä”, kertoo Ruokapalvelupoolin valmiuspäällikkö Virpi Kulomaa.
“Toki ruokapalveluilla on Suomessa pitkä historia, joka nojaa hyviin käytäntöihin. Meillä on luontaisesti rakentunut ajattelu varautumisesta, aina on osattu hyödyntää asioita ja toimia taloudellisesti. Tämä on hyvin käytännönläheinen toimiala – jos ruokaa ei ole, niin se kyllä huomataan!”
Selvät suunnitelmat erilaisille häiriöille
Varautuminen tarkoittaa toiminnan jatkuvuuden turvaamista niin pienissä kuin suurissa häiriötilanteissa. Pienemmät häiriöt, kuten sähkö- tai vesikatkot, on ratkaistava hetkessä ja mietittävä, miten arjen perustoiminnot turvataan. Arjessa korostuvat logistiikka ja raaka-aineiden saatavuus, sillä ruokapalveluissa tuotteita ei juuri varastoida, vaan ne kulutetaan nopeasti. Suuremmissa häiriöissä puolestaan korostuu sopimusperusteinen yhteistyö muiden toimijoiden kanssa.
Varautumisen yksi haaste on yleinen käsitys, että se ei saisi maksaa mitään. Kuitenkin esimerkiksi vararuokien varastointi, varavoiman hankinta tai henkilöstöresurssit tuovat mukanaan kustannuksia.
“Palvelun ostajien, kuten kuntien, tulisi huomioida kilpailutuksissa kustannukset, mutta myös laadun merkitys. Huoltovarmuuden kannalta kotimaisten raaka-aineiden käyttö on tärkeää, ettemme ole niin riippuvaisia tuonnista”, muistuttaa Kulomaa.
Ammattikeittiöt avainasemassa
Ammattikeittiöt ovat avainasemassa alueellisen varautumisen kehittämisessä. Vaikka kuntien ja yritysten välistä yhteistyötä tehdään jo nyt, säännöllinen vuoropuhelu ja yhteystietojen jakaminen ovat edelleen tärkeitä.
Suuret toimijat, kuten Compass Group, panostavat toiminnan jatkuvuuteen ja varautumissuunnitelmiin, jotka määritellään jo kilpailutusvaiheessa.
“Meidän toimintakenttä on vauvasta vaariin, joten kaiken on toimittava ihan sopimuksellisestikin. Jokaisella toimipaikalla on oma varautumissuunnitelma erilaisia tilanteita varten, ja suunnitelmia päivitetään aktiivisesti”, kuvaa Virkkala.
Virpi Kulomaa ja Maarit Virkkala kumpikin korostavat varautumissuunnitelmissa vastuiden määrittelyä – ettei vain oleteta että toinen tekee. Suunnitelmaan on tärkeää kirjata vastuut ja odotukset sekä määritellä mitä yhteistyö käytännössä tarkoittaa.
“Olen hyvin tyytyväinen Ruokapalvelupooliin, jossa voidaan rakentaa varautumista yhdessä, ei vain yksittäisinä yrityksinä. Ennen varautumista tehtiin vain omista lähtökohdista, mutta yhteisesti on tärkeää miettiä esimerkiksi sairaaloiden toiminta häiriötilanteessa”, sanoo Virkkala.
Lue lisää Ruokapalvelupoolista: Ruokapalvelut mukaan huoltovarmuustyöhön
Vinkit varautumisen vahvistamiseen:
- Pitkäjänteisyys. Mikään varautumissuunnitelma ei ole koskaan täysin valmis, sillä toimintaympäristö muuttuu koko ajan. Sovi selkeät vastuut ja päivitä suunnitelmaa säännöllisesti
- Yhteistyö on välttämätöntä, sillä varautumista ei tehdä yksin. Rakenna toimintamalleja yhdessä kumppaneiden kanssa.
- Harjoittele ja testaa. Todelliset tilanteet ovat paras testi, mutta harjoittelu auttaa. Niiden avulla selkeytät vastuita ja löydät parhaat toimintatavat.
- Viestintä. Suunnittele etukäteen sisäinen ja ulkoinen viestintä, jotta viestit ovat oikea-aikaisia ja tilannetta voidaan hallita.
- Tilanteen normalisointi vaatii etukäteen mietittyjä toimia. Arvioi, mitä oppeja häiriöstä saatiin ja miten niitä hyödynnetään toiminnan palauttamiseksi normaalitilanteeseen.
Teksti: Helka Herlevi, kuvat: Colourbox, Mara ja Compass Group
