Työntekijöitä tarvitaan myös häiriötilanteissa – onko henkilöstö huomioitu yrityksesi varautumisessa?
Yritykset ovat investoineet varajärjestelmiin, laatineet suunnitelmia ja harjoitelleet häiriötilanteiden varalta. Toimintakyky ei kuitenkaan säily ilman ihmisiä. Siksi työnantajan kannattaa pohtia jo ennakolta, miten henkilöstö pääsee töihin, mitä työntekijöiltä odotetaan kriisitilanteessa, ja miten heidän omaa varautumistaan voidaan tukea.
Suomalaisissa yrityksissä on viime vuosina panostettu aiempaa enemmän varautumiseen. On laadittu suunnitelmia, hankittu varajärjestelmiä ja harjoiteltu erilaisia häiriö- ja kriisitilanteita. Vähemmälle huomiolle on kuitenkin voinut jäädä yksi keskeinen kysymys: ovatko työntekijät valmiita toimimaan tilanteessa, jossa yhteiskunnan normaali arki häiriintyy?
Huoltovarmuuskeskuksen varautumisasiantuntija Roope Siirtolan mukaan henkilöstö on yritysten tärkein voimavara, myös kriisiaikana.
”Monet yritykset varautuvat hankkimalla varajärjestelmiä, mutta niidenkin pyörittämiseen tarvitaan ihmisiä. Siksi työnantajan kannattaa pohtia etukäteen, miten henkilöstö pystyy työskentelemään erilaisissa häiriötilanteissa ja mitä työntekijöiltä silloin odotetaan”, hän sanoo.
Siirtolan mukaan ensimmäinen askel on avoin viestintä yrityksen varautumisesta.
”Kaikkia suunnitelmien yksityiskohtia ei voida jakaa, mutta työntekijöiden pitäisi ymmärtää, miten yritys toimii kriisitilanteessa ja mikä heidän oma roolinsa silloin on.”
Käytännön kysymykset ovat usein ratkaisevia. Tietävätkö työntekijät, missä tilanteissa heidän tulee tulla töihin?? Miten työmatkat järjestyvät, jos julkinen liikenne ei toimi? Miten toimitaan, jos lapset eivät pääse hoitoon tai kouluun? Miten henkilöstö tavoitetaan nopeasti häiriötilanteessa?
”Huoltovarmuuskriittisissä yrityksissä näitä asioita usein mietitään järjestelmällisesti, mutta sama näkökulma kannattaa huomioida kaikissa organisaatioissa. Yhteiskunnan toimintakyky riippuu viime kädessä siitä, ovatko ihmiset työkykyisiä, tavoitettavissa ja valmiita tekemään työnsä myös poikkeavissa olosuhteissa.”
Henkilöstön oma varautuminen tukee yrityksen toimintakykyä
Siirtolan mukaan työnantaja voi tukea organisaation toimintakykyä myös edistämällä työntekijöiden omaa varautumista.
Suomalaisten kotivara-ajattelu on vahvistunut viime vuosina, mutta työpaikoilla asian merkitystä ei aina tunnisteta.
”Jos työntekijän arki ja perheen perustarpeet ovat turvattuina myös häiriötilanteessa, hänen on helpompi keskittyä työhönsä. Siksi työntekijöiden kannustaminen omaehtoiseen varautumiseen hyödyttää myös työnantajaa.”
Monissa yrityksissä on lisäksi huomattu, että yhteinen keskustelu parantaa valmiutta kohdata poikkeavat tilanteet.
”Kun työyhteisö yhdessä pohtii erilaisia skenaarioita ja käytännön ratkaisuja, samalla vahvistuu myös henkinen kriisinkestävyys. Ihmiset ymmärtävät paremmin oman roolinsa ja kokevat olevansa osa ratkaisua.”
Siirtolan mukaan tämä edellyttää myös uudenlaista johtamista.
”Työntekijöiden elämäntilanteet ovat erilaisia. Jotta henkilöstöä voidaan johtaa onnistuneesti myös kriisitilanteissa, tarvitaan empatiaa, läsnäoloa ja ymmärrystä siitä, mihin kukin pystyy ja on valmis.”
Varautuminen on myös henkilöstöstä huolehtimista
Varautuminen tarkoittaa paljon muutakin kuin teknisiä järjestelmiä tai varavoimaa. Siirtolan mukaan yritysten kannattaa tarkastella myös sitä, miten henkilöstön turvallisuus, osaaminen ja työkyky turvataan erilaisissa tilanteissa.
”Jos ei tiedä mistä aloittaa, voi hyödyntää esimerkiksi 72 tuntia -suosituksia ja pohtia, miten niiden perusajatukset näkyvät omassa toiminnassa. Samalla kannattaa vahvistaa henkilöstön tietoja ja taitoja häiriötilanteissa toimimisesta.”
Hyvänä esimerkkinä hän mainitsee logistiikkayrityksen, jossa työntekijät liikkuvat työssään maastossa ja kasvustojen keskellä.
”Yrityksessä on ymmärretty, että esimerkiksi punkkirokote on osa varautumista. Kyse on henkilöstön suojaamisesta, jotta ihmiset pystyvät tekemään työnsä turvallisesti. Varautuminen on usein juuri tällaisia käytännön ratkaisuja.”
Yritykset ovat varautumisessa hyvin eri vaiheissa, minkä vuoksi kokemusten ja oppien jakaminen on tärkeää.
Huoltovarmuusorganisaatio on kerännyt oppeja myös Ukrainasta. Siirtolan mukaan yksi keskeinen havainto on ollut, että yhteiskunnan toimintakyky perustuu ennen kaikkea ihmisiin.
”Järjestelmät, suunnitelmat ja teknologia ovat tärkeitä, mutta lopulta yhteiskunta toimii vain, jos ihmiset pystyvät tekemään työnsä. Sama koskee yrityksiä. Siksi henkilöstö kannattaa nähdä keskeisenä osana varautumista, ei vain sen kohteena.”
Tutustu Huoltovarmuuskeskuksen julkaisemaan Ukrainan opit Suomen huoltovarmuudelle -raporttiin
Tarkistuslista työnantajalle: näin huomioit työvoiman saatavuuden osana varautumista
Kriisitilanteessa toimintakyky ei riipu vain järjestelmistä ja suunnitelmista. Myös henkilöstön saatavuus on osa varautumista. Käy läpi ainakin nämä kysymykset:
☐ Onko määritelty, mitkä tehtävät ovat toiminnan jatkuvuuden kannalta kriittisiä?
Tunnista toiminnot, joiden on jatkuttava myös häiriötilanteessa.
☐ Onko tiedossa, ketkä henkilöt vastaavat kriittisistä tehtävistä?
Varmista, että vastuut ja roolit ovat selkeitä.
☐ Onko avaintehtäville nimetty varahenkilöt?
Poissaolojen vaikutukset pienenevät, kun osaamista on useammalla henkilöllä.
☐ Tietävätkö työntekijät, mitä heiltä odotetaan kriisitilanteessa?
Henkilöstön on hyvä ymmärtää oma roolinsa ja organisaation toimintamallit.
☐ Onko henkilöstön tavoittaminen suunniteltu häiriötilanteisiin?
Mieti, miten työntekijät tavoitetaan esimerkiksi sähkökatkon tai tietoliikennehäiriön aikana.
☐ Onko arvioitu, miten työntekijät pääsevät työpaikalle, jos normaali liikkuminen häiriintyy?
Huomioi esimerkiksi julkisen liikenteen häiriöt, pitkät työmatkat ja polttoaineensaantihäiriöt.
☐ Onko henkilöstön erilaiset elämäntilanteet huomioitu?
Lastenhoito, läheisten avuntarve tai muut vastuut voivat vaikuttaa työkykyyn ja työssäoloon kriisitilanteessa.
☐ Onko työpaikalla huolehdittu lakisääteisistä työnedellytyksistä?
Henkilöstöllä on saatavilla esimerkiksi kelvollista juomavettä ja toimivat käymälätilat myös häiriötilanteiden aikana.
☐ Kannustetaanko työntekijöitä varautumaan myös kotona?
Oma varautuminen helpottaa työssä käymistä ja vähentää epävarmuutta häiriötilanteissa.
☐ Onko henkilöstöllä riittävät tiedot ja taidot toimia häiriötilanteissa?
Koulutukset ja harjoitukset vahvistavat valmiuksia ja luottamusta omaan toimintaan.
☐ Onko henkilöstön turvallisuuteen ja työkykyyn liittyvät riskit tunnistettu?
Varautuminen voi tarkoittaa esimerkiksi suojavarusteita, rokotuksia, työterveyden tukitoimia tai muita käytännön ratkaisuja.
☐ Onko henkilöstön saatavuutta harjoiteltu osana kriisiharjoituksia?
Harjoituksissa kannattaa testata myös sitä, kuinka moni työntekijä on tosiasiallisesti käytettävissä erilaisissa häiriötilanteissa.
