Harjoitukset vahvistavat kriisinkestävyyttä

Kaikkien yritysten kannattaa harjoitella häiriötilanteisiin varautumista. Varautuminen takaa, että liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta tärkeimmät asiat hoituvat poikkeustilanteessakin. Huoltovarmuuskriittisille yrityksille säännöllinen harjoittelu on kuitenkin välttämätöntä, sillä häiriöillä voi olla kauaskantoiset vaikutukset arvoketjuissa.

Erilaisia varautumisharjoituksia järjestetäänkin yritysten ja alihankkijoiden kesken, toimialakohtaisesti ja toimialojen välillä. Lisäksi harjoituksia on säännöllisesti Huoltovarmuusorganisaation (HVO) pooleille ja sektoreille. Omaehtoisen, matalan tason harjoittelun tueksi on viranomaisyhteistyössä luotu niin kutsuttu Häiriöhyrrä, joka ohjaa harjoitusten läpivientiä. Häiriöhyrrän ensimmäinen versio on laadittu Huoltovarmuuskeskuksen (HVK), sosiaali- ja terveysministeriön, Kuntaliiton ja Työterveyslaitoksen toimesta. HVK:n alueellinen tiimi jatkokehitti mallia eteenpäin nykyiseen muotoonsa.

“Omaehtoisten harjoitusten suunnittelussa on tärkeää tunnistaa, minkälaiset uhat ja poikkeustilanteet ovat toimijalle kriittisiä ja potentiaalisia. Näin harjoittelussa voidaan käyttää skenaarioina yritykselle merkityksellisiä tapahtumia”, kertoo Milla Toivanen, HVK:n verkostoyhteistyöyksikön harjoituskoordinaattori.

Toimintaympäristön uhat ja muutokset hyvä tunnistaa ajoissa

Tärkeää on hahmottaa harjoituksissa myös arvoketju, jonka osa yritys on. Joskus häiriö alihankkijan toimitusketjussa voi pysäyttää yrityksen toiminnan tai oman toiminnan keskeytymisellä voi olla yrityksen asiakkaalle suuri merkitys.

“Tyypillinen sysäys harjoittelun aloittamiselle voi olla tilannekuvan tai toimintaympäristön muutos, jolla voi olla vaikutusta yrityksen toimintaan. Tällainen on esimerkiksi uhkaava sähköpula, jota pohdittiin erityisesti talvikaudella 2022–23”, kuvailee Roope Siirtola, HVK:n varautumisasiantuntija.

Esimerkiksi sähköhäiriöiden uhatessa yrityksissä pitää miettiä, mitä toimintoja häiriön sattuessa ajettaisiin alas, millä kapasiteetilla toimintoja jatkettaisiin, ketkä olisivat töissä ja miten sekä keille kaikille asioista viestittäisiin.

Häiriöhyrrä helpottaa harjoitusten toteuttamista

“Tunnistettuja häiriöskenaarioita on hyvä harjoitella ainakin kerran vuodessa”, Siirtola sanoo.

Omaehtoisen harjoittelun ei tarvitse viedä paljon aikaa. Suunnitellun työpöytäharjoituksen tekee noin 1–2 tunnissa. Tässä Häiriöhyrrä on hyvä työväline.

“Häiriöhyrrän avulla tehdään suunnittelua ja ennakointia, pohditaan tilannekuvaa, suunnitellaan tilanteen johtaminen, hallinta sekä viestintä. Sen avulla saadaan myös työkaluja kriisistä toipumiseen, toimenpiteiden arviointiin ja kokemuksesta oppimiseen vastaisen varalle”, Toivanen kertoo. Kun häiriötilanne tulee eteen, tarvitaan aina jonkinlaisia johtamistoimia ja priorisointia. Kaikki tämä vaatii hyvää viestintää, mikä on hyvä muistaa vaikka tuotannon jatkuvuus olisikin tärkeintä.

Harjoitteleminen madaltaa kynnystä toimia

Varautuminen säännöllisellä harjoittelulla varmistaa yrityksen ja sen kumppaneiden toiminnan häiriön sattuessa ja nopeuttaa myös siihen reagoimista.

“Kun on harjoiteltu, kaikki tietävät tehtävät toimenpiteet, kuka on vastuussa mistäkin osa-alueesta. Jos harjoituksia tehdään yhdessä vaikka yhteistyökumppaneiden kanssa, kynnys ottaa yhteyttä häiriötilanteen uhatessa on matalampi”, Toivanen sanoo.

“Vuosikelloa tärkeämpi kalenteri harjoitusten ajoitukselle on tunnistetut muutokset omassa toimintaympäristössä”, Siirtola muistuttaa.

Selkeät tavoitteet ja opit heti käyttöön

Kaikista harjoituksista ja tositoimista pitää aina kerätä opit.

“Esimerkiksi pandemian aikana pääsimme harjoittelemaan tosi elämässä toiminnan priorisointeja ja näitä oppeja arvioidaan ja kerätään yhä vastaisen varalle”, Siirtola sanoo.

“Oman toimialueen riskialueita voi katsoa kansallisista ja alueellisista riskiarvioista. Niistä voi tarkastella aluekohtaisia haasteita”, Toivanen kertoo. Hän kannustaa päättämään harjoittelulle aina selkeän tavoitteen ja rajatun osa-alueen. Näin harjoitukset ovat motivoivia.

Mukaan harjoitteluun kannattaa ottaa myös laajasti ihmisiä yrityksen eri toiminnoista. Pelkästään omaan tiimiin ei harjoittelua ole syytä rajoittaa.

“Esimerkiksi kuntien harjoittelussa sähköhäiriön varalle mukana on ollut ihmisiä kunnan johdosta viestintään, kunnan kannalta kriittisistä yrityksistä teknisiin työntekijöihin. Jos sähköt ovat poissa, eikä verkkokaan toimi, voi olla, että paras tietoa kuntalaisille tuleekin kunnantalon aulan respasta”, Siirtola kertoo. Kun kipupisteitä havaitaan, muutokset toiminnassa on hyvä tehdä saman tien.

“Arvoketjua tarkastellessa heikko lenkki voi olla vaikka se, että jollekin komponentille on vain yksi alihankkija ja tietyssä häiriötilanteessa saatavuus olisi huono. Keskinäisriippuvuudet tunnistetaan harjoittelemalla ja näin saadaan pelinappuloita jatkuvuuden hallintaan”, Siirtola toteaa.

Lue lisää:

Kansallinen riskiarvio

Alueelliset riskiarviot

Huoltovarmuuskeskuksen harjoitustoiminta

Teksti: Hanna Kangasniemi / Kuvat: Colourbox, Huoltovarmuuskeskus, Samu Niemi (Milla Toivanen)