Ammattimaiseen suojainhankintaan
HVK on siirtynyt uuden hankintatiiminsä myötä suojainvarusteiden ammattimaiseen hankintaan. ”Se on tärkeää, sillä vastapuolella ovat ammattimaiset myyjät”, muistuttaa uuden yksikön vetäjä Rain Mutka.
Huoltovarmuuskeskuksen (HVK) huhtikuussa perustama uusi suojainvaruste-hankintayksikkö on aloittanut nopeasti toimintansa ja tehnyt jo isoja hankintoja. Lisäksi 13.5. uutisoitiin laajasta yhteistyösopimuksesta metsäjätti UPM:n kanssa, jonka myötä UPM hankinta-ammattilaiset avustavat suojainten hankintaa paikan päällä Kiinassa.
HVK:lla ei ollut aiemmin operatiivisia edellytyksiä toimeenpanna sosiaali- ja terveysministeriön sille asettamia kiireellisiä hankintatehtäviä.
”Pyrimme pitkäaikaisiin useita toimitussopimuksia sisältäviin puitesopimuksiin. Lisäksi pyrimme rakentamaan robustit toimitusketjut, joihin voimme luottaa ja jotka eivät perustu poikkeuksellisiin järjestelyihin”, kertoo yksikön vetäjä Rain Mutka, joka tuli tehtäväänsä konsulttiyritys KPMG:stä. Hän on toiminut pitkään julkishallinnon palveluksessa hankinnan johtamisen ja kehittämisen tehtävissä.
”Yksi tapa varmistaa toimitusketjun nopeus ja luotettavuus on käyttää lentorahtia ja suoria lentoja. Olemme pyrkineet rakentamaan hyvää pitkäaikaista yhteistyötä muun muassa Finnairin kanssa, ja esimerkiksi pyrkineet täyttämään muuten vajaaksi jääneitä koneita meille tulevilla erillä. Pitemmällä aikavälillä selvitämme myös mahdollisuuksia maa- ja merikuljetuksiin.”
Tehokas väliaikaisorganisaatio
Hankintayksikkö on pandemiatilannetta varten rakennettu väliaikainen projektiorganisaatio, jonka tehtävänä on vastata suojainten hankinnasta tarkoituksenmukaisesti ja tehokkaasti. Toisena tehtävänä on muodostaa ja päivittää suojainhankintojen kansallista tilannekuvaa.
”Tärkein tavoitteemme on varmistaa suojainvarusteiden keskitetty hankinta pandemian aiheuttaman poikkeuksellisen tilanteen aikana. Toimintamme jatkosta varmaankin keskustellaan, kun tämä tilanne on ohi.”
Mitä tilannekuvatiimi kertoo tarpeesta, sen hankintatiimi hankkii. Hankintatiimi kertoo puolestaan tilannekuvatiimille, mitä markkinoilta on saatavissa.
Hankintayksikköön on rekrytoitu HVK:n ulkopuolelta eri alojen ammattilaisia: valtionhallinnon edustajia, konsultteja ja juristeja. Osaajia on saatu myös julkisen sektorin hankintaorganisaatio Hanselilta.
Mutka muistuttaa, että HVK:lla ei ollut aiemmin operatiivisia edellytyksiä toimeenpanna sosiaali- ja terveysministeriön sille asettamia kiireellisiä hankintatehtäviä, sillä tällainen toiminta ei kuulunut aikaisemmassa organisaatiossa kenenkään tehtäviin ja kaikilla oli kädet täynnä omia töitään.
”Hankintayksikön avulla HVK on siirtynyt ad hoc -tilanteesta ammattimaiseen hankintaan. Se on tärkeää, sillä vastapuolella ovat ammattimaiset myyjät”, Mutka sanoo.
Yksikkö on jaettu hankinta- ja tilannekuvatiimeihin, jotka vaihtavat jatkuvasti tietoa keskenään.
”Mitä tilannekuvatiimi kertoo tarpeesta, sen hankintatiimi hankkii. Hankintatiimi kertoo puolestaan tilannekuvatiimille, mitä markkinoilta on saatavissa – syötettäväksi takaisin hankintatiimille.”
Ministeriö päättää
Valtakunnan tasolla noin 90% terveydenhuollon suojaimista hankkii jokin muu kuin HVK, ja HVK:n rooli on kaikissa tilanteissa vain tätä toimintaa tukeva ja täydentävä.
”Me emme ole se tärkein ostaja ja hankkija. Sairaanhoitopiirit, yliopistolliset keskussairaalat, kunnat ja yksityiset toimijat hankkivat omat suojavarusteensa pääosin itse. Ja siihen päälle tulee vielä koko muu yhteiskunta, joka ei edes ole mukana terveyspuolen yhteishankinnoissa.”
Kaikki hankintaesitykset HVK:lle tulevat sosiaali- ja terveysministeriöltä. HVK:n hankintayksikön tilannekuvatiimi tekee myös itse esityksiä ministeriölle, josta ne palautuvat hankintaesityksinä HVK:lle.
Ministeriö jakaa HVK:n hankkimat tarvikkeet eri toimijoille sairaanhoitopiirien logistiikkatyöryhmän esitysten perusteella.
”Suomessa ei ole terveyspuolella keskitettyä hankintayksikköä eikä kansallista hankintojen koordinaatiota. Toimijat hankkivat mitä hankkivat omien tarpeidensa mukaisesti. Ja ne vaihtelevat voimakkaasti maan sisällä. Esimerkiksi HUS:ssa on ollut tämän pandemian aikana ylivoimaisesti eniten sairastuneita, myös suhteessa väkilukuun. Ja jossain muualla on vastaavasti oltu todella pienellä tarpeella.”
Valtakunnan tasolla noin 90% terveydenhuollon suojaimista hankkii jokin muu kuin HVK, ja HVK:n rooli on kaikissa tilanteissa vain tätä toimintaa tukeva ja täydentävä.
Terveydenhoitoalan toimijoiden materiaalinen varautuminen on sekin vaihdellut voimakkaasti, eikä maan sisällä ole mitään varastojen tasausmekanismia – eikä välttämättä pidäkään olla.
”Meidän tilapäinen tehtävämme on vastata kentällä ilmeneviin yllättäviin tarpeisiin nopeasti ja muiden toimijoiden varastoihin puuttumatta. Samalla pyrimme myös varautumaan nykyisen pandemian myöhempiin aaltoihin, jotka saattavat odottaa nurkan takana.”
Haasteet jatkuvat
Kokonaisuuden kannalta kansallisen tilannekuvan ylläpito on yhtä tärkeää kuin pullonkaulojen ratkominen keskitetyillä hankinnoilla, sillä päättäjät tarvitsevat ajantasaista tietoa tarpeesta ja tarjonnasta ratkaisujensa perusteeksi. Mutka muistuttaa, että HVK:n tilannekuvatiimillä on kokonaiskuva, joka yltää yksittäisten toimijoiden tarpeiden yli.
Suojavarustekaupan näkymät todennäköisesti jatkuvat yhtä vaikeina.
”Suojavarusteiden tarve riippuu tautitilanteen kehittymisestä ja pandemian myöhäisempien aaltojen myötä niiden tarve saattaa vielä tästä lisääntyä. Samoin kansallinen exit-strategia ravintoloiden avaamisineen todennäköisesti lisää suojainten kysyntää.”
Yksi tapa varmistaa toimitusketjun nopeus ja luotettavuus on käyttää lentorahtia ja suoria lentoja.
HVK tukee ostajan roolissa työ- ja elinkeinoministeriötä kotimaisen suojaintuotannon käynnistämisessä. Ostositoumusten lisäksi toiminnan käynnistymistä on avustettu myös ulkomailta tuotujen materiaalien ja tuotantolinjojen kuljetusten osalta.
Useampia toimijoita on aloittamassa tai jo aloittanut lähes kaikissa tuoteryhmissä.
”Kotimainen tuotanto parantaa huoltovarmuutta ja vähentää kuljetuksiin liittyviä riskejä ja kustannuksia. Tuotantomäärät jäävät meillä varsinkin alkuvaiheessa luonnollisesti varsin pieniksi, eivätkä ne vastaa koko maan tarvetta. Myös sen vuoksi kotimaisista suojaimista pitää normaaliaikoina maksaa enemmän kuin Kiinassa tehdyistä. Suojaimia tarvitaan kuitenkin jonkin verran myös normaalioloissa, joten hyvä tapa pitää huoltovarmuutta yllä on ostaa niitä kotimaasta myös normaaliaikoina.”
Avauskuva: HVK
