Oikeaa tietoa satamien tilannekuvaan
Pitää esittää oikeita kysymyksiä, jotta saisi järkeviä ja tilannekuvan rakentamista aidosti hyödyttäviä vastauksia.
Huoltovarmuusorganisaatioon kuuluvan Satamajaoston sihteeri Aili Lampilinna lähetti kevään mittaan satamille ja satamaoperaattoreille useita tilannekuvakyselyjä. Niitä lähti pandemian alussa päivittäin ja sen jälkeen asteittain harventuneella tahdilla.
Satamajaosto on poolin kaltainen yhteistyön järjestely, joka tukee huoltovarmuuskriittisten satamayhtiöiden, satamaoperaattoreiden ja niiden tärkeiden kumppanien varautumista häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin.
”Jotta osaisi esittää oikeita kysymyksiä on tärkeää, että tuntee alan ja on ollut jo ennen häiriötilannetta yhteistyössä siellä toimivien ihmisten kanssa. Silloin tuntee ihmiset ja tietää mikä on ja mikä ei ole oleellista”, Lampilinna kuvailee.
”Haasteena on asettaa kysymykset niin, että vastaukset ovat käsiteltävissä. Jos kaikki vastaukset olisivat vapaamuotoisia avovastauksia, niitä ei ehtisi koota päivittäiseen raporttiin.”
Jotta osaisi esittää oikeita kysymyksiä on tärkeää, että tuntee alan ja on ollut jo ennen häiriötilannetta yhteistyössä siellä toimivien ihmisten kanssa. Silloin tuntee ihmiset ja tietää mikä on ja mikä ei ole oleellista.
Lampilinnan tilannekuvakyselyissä kysytään sekä statistiikkadataa että avovastauksia.
”Kyselyyn pitää olla mielekästä vastata eri näkökulmista. Samalla on kuitenkin hyvä ohjata vastaajia niin, että koko työ ei jää pelkästään heidän vastuulleen ja että heiltä saadaan yhteismitallisia vastauksia.”
Vastauksia analysoidessa on myös varmistettava, kuvastaako jokin kyselyssä saatu voimakas negatiivinen signaali koko kentän tilannetta vai onko se yksittäinen tapaus.
”Minulle on ollut kokonaiskuvan hahmottamisessa tärkeänä apuna huoltovarmuuskriittisten satamien kanssa pidetty säännöllinen Teams-palaveri, jossa satamien tilanne käydään myös suullisesti läpi. Näin yksittäinen hälytys ei pääse pomppaamaan ulos kokonaisuudesta vaan se saadaan ankkuroitua kokonaiskuvaan.”
Kentän panos ratkaisevan tärkeä
Lampilinna muistuttaa, että huoltovarmuusorganisaatiolle ja päättäjille on ollut todella tärkeätä ja arvokasta, että kyselyihin on vastattu ja Teams-palavereihin on osallistuttu.
”Ilman kentältä saatuja vastauksia meillä ei olisi koko tilannekuvaa edes olemassa. Satamat ja operaattorit ovat saaneet vastapalvelukseksi vaivannäöstään logistiikan kokonaistilannekuvan, jolloin kaikki ovat tienneet mitä alalla on tapahtumassa”, Lampilinna sanoo.
”Lisäksi he ovat kuulleet palavereissa myös toistensa tilanteesta, millä on varmaankin ollut rauhoittava vaikutus. Lisäksi olemme koonneet heille tietoa heihin vaikuttavista viranomaisten päätöksistä.”
Isot muutokset materiaalivirroissa
Satamissa oli keskeinen haaste keväällä matkustajaliikenteen jyrkkä väheneminen, joka vaati myös Huoltovarmuuskeskuksen tukitoimia keskeisten Ruotsin, Viron ja Ahvenanmaan lauttayhteyksien pitämiseksi käynnissä tavaraliikenteelle.
Kyselyyn pitää olla mielekästä vastata eri näkökulmista. Samalla on kuitenkin hyvä ohjata vastaajia niin, että koko työ ei jää pelkästään heidän vastuulleen ja että heiltä saadaan yhteismitallisia vastauksia.
Materiaalivirrat joutuivat vaihtamaan reittejä ja aikatauluja, ja myös kuljetusten sisältö poikkesi jonkin verran normaalista.
”Rahtiliikenteen muuttuneet materiaalivirrat pystyttiin kuitenkin käsittelemään, mitään isoja haasteita ei ollut. Alussa tuontia oli tavallista enemmän kuluttajien hamstrausaallon seurauksena ja vientiä tavallista vähemmän tehtaiden seisokkien ja pandemiaa edeltäneiden metsäteollisuuden lakkojen takia. Ja joissakin satamissa jouduttiin turvautumaan lomautuksiin”, Lampilinna kuvaa kevään tilannetta.
”Olosuhteisiin nähden poikkeustilanne on kuitenkin mennyt satamien osalta hyvin, työntekijöiden tautitapauksia on ollut vähän ja rahtiliikenteen osalta olemme voineet raportoida, että satamien toiminta jatkuu normaalisti.”
