Pienen yrityksen kestävyys voi olla pienestä kiinni

Yritys vastaa itse toimintansa kestävyyden kehittämisestä ja yrityksen johto vastaa liiketoiminnasta. Pieni yritys on nopea reagoimaan, koska suuri organisaatio ei hidasta sen toimintaa. Se voi muuntaa toimintaansa lyhyessä ajassa ja mukautua uusiin tilanteisiin. Pienen yrityksen kestävyyden kehittämisen ei tarvitse olla raskasta standardeihin tai riskienhallintataulukoihin perustuvaa pikkutarkkaa asioiden kirjaamista. Toiminnallisuus ja toimivat ratkaisut ovat etusijalla.

Muistilistalla ja toimintamallilla pääsee jo pitkälle

Resurssien vähyyden vuoksi pieni yritys ei aina voi varautua etukäteen perusteellisilla suunnitelmilla. Eikä sen tarvitsekaan tehdä niin. Moneen pienempään, kestävyyttä lyhytaikaisesti vaarantavaan tilanteeseen riittää muistilista ja yrityksessä pohdittu toimintamalli.

Jo pelkästään yrityksen käytettävissä olevien aikaresurssien rajallisuus johtaa yleensä siihen, että huomio keskitetään yrityksen kaupalliseen toimintaan ja vain aivan välttämättömiin sen ulkopuolella oleviin asioihin. Siksi on parempi puhua pienen yrityksen kestävyydestä jatkuvuussuunnittelun sijaan.

Ihmiset ovat keskiössä pienissä yrityksissä

Pienen yrityksen toiminta on myös luonnostaan ihmiskeskeistä. Jos viiden hengen yrityksen myynnistä vastaava henkilö joutuu auto-onnettomuuteen ja sairaalahoitoon, on viidesosa yrityksen henkilöstöstä estynyt tekemään työtä ja myyntitoiminta ehkä pysähtynyt kokonaan. Ihmiskeskeisyys johtaa siihen, että pienen yrityksen kestävyyttä arvioitaessa on yksittäisen ihmisen roolilla suurempi merkitys kuin suuren yrityksen jatkuvuudessa. Pienessä yrityksessä voi siksi sanoa olevan vain avainhenkilöitä.

Hyvänä puolena pienessä henkilöpiirissä on tehokas ja nopea ajatustenvaihto. Leirinuotio -mallia käyttämällä ja keskustelemalla voi saavuttaa tunnissa huomattavan parannuksen yrityksen kestävyyteen. Pienen yrityksen kestävyys alkaa ajattelusta ja keskustelusta – ei suunnitelma-asiakirjojen laatimisesta.

Miten kannattaa aloittaa?

Pienen yrityksen kestävyyttä vahvistettaessa alkuaskeleena on ajatustyö ja mielikuvaharjoittelu. Jo pelkästään asioita pohtimalla voi varautua ainakin osaan kestävyyttä uhkaavista tilanteista ja kehittää ratkaisuja niistä selviämiseen. Näitä ajatuksia olisi hyvä kirjata ja keskustella muiden työntekijöiden kanssa. Kirjaaminen on perusteltua jo pelkästään siitä syystä, että niitä mielessään pohtinut henkilö voi olla se, joka joutuu auto-onnettomuuteen.

Miten sitten jatketaan?

Seuraavana vaiheena voi olla erilaisten muistilistojen hyödyntäminen. LUJAT -hankkeessa laaditaan malleja muistilistoista, mutta aivan yhtä hyvin yritys voi laatia omia muistilistojaan ja toimintaohjeita. Pienessä yrityksessä, vaikkapa alle 20 hengen työpaikalla, on helppo kokoontua puhumaan asioista. Näin asiat ovat useamman tiedossa leirinuotio -mallin avulla. Suositeltavaa on, että asioita kuitenkin kirjataan johonkin, josta niitä tarvitsevat saavat ne käsiinsä.

Pieni yritys tarvitsee yhden kokouksen tavoittaakseen koko henkilökunnan, kun suuremmalta yritykseltä vastaavaan tietoisuuden kehittämiseen menee viikkoja jollei kuukausia. Asioista keskusteleminen on jo merkittävä kehitysaskel ja saattaa riittää monen tilanteen ensivasteeseen.

Kestävyyttä uhkaavat tilanteet ovat usein lyhytaikaisia kestäen ehkä korkeintaan vuorokauden, jos sitäkään. Jotkut kestävät sellaisenaan pidempään tai niiden seuraukset voivat olla pitkiä. Pandemia ja finanssikriisi ovat esimerkkejä pitkäkestoisista kestävyyttä haastavista tilanteista. Tulipalo taas on tuntien tai vuorokauden kestävä, mutta sen seuraukset vaikuttavat yrityksen kestävyyteen pitkään. Miten pitkään kestää löytää uudet toimisto- tai tuotantotilat tai hankkia uusi varasto myyntituotteita? Lunnasohjelmarikos voi tiedostojen salaamisen tapahduttua kestää pitkään, jollei yrityksellä ole tuoreita varmuuskopioita tiedostoistaan.

Vaistonvarainen toiminta ei aina ole viisainta

Kaiken ei tarvitse, eikä kaikki voi olla täydellistä, pieni yritys kohtaa arjessa huomattavasti enemmän epävarmuutta kuin suuret ja on tottunut ratkaisemaan yllättäviä tilanteita luovuudella. Luovuudesta ja ketteryydestä huolimatta pienenkin yrityksen on hyvä ennakkoon varautua välttääkseen tilanteita, joissa kriisitilanteen rooleja jaetaan ”kivi-sakset-paperi” -menetelmällä.

Poikkeustilanteen tapahtuessa ihmismieli toimii vaistonvaraisesti. Vaikka tilanne ei uhkaisi henkeä tai terveyttä, ihminen hakee toimintamalleja, jotka mukailevat alkukantaisen selviytymisen malleja. Poikkeustilanne aiheuttaa stressiä, johon ihmismieli reagoi. Ihminen hyökkää, pakenee, lamaantuu tai toimii saamansa koulutuksen mukaan. Tulipalotilanteessa ihminen saattaa vaistonvaraisesti palata tuloreittiään, vaikka se ei olisi turvallisin reitti palavasta rakennuksesta.

Harjoitus on tehokkaampi kuin luento

Neuvotteluhuoneharjoitus on tehokas tapa saada pienen yrityksen tapa toimia kestäväksi. Hyvä harjoitus muokkaa ihmisen ajattelutapaa tehokkaammin kuin luentojen kuunteleminen. Moni ihminen oppii mielessään ”tekemällä” ja neuvotteluhuoneharjoitus on siksi omiaan yrityksen kestävyyden kehittämiseen. Harjoitus tavoittaa erilaiset ihmiset ja oppimistavat ja toimintamallien oppiminen on tehokasta.

Harjoituksen voi pitää, vaikkei yrityksellä olisi valmiita suunnitelmia. Sen kesto voi olla vain pari tuntia ja jo siinä ajassa voi huomata mitä asioita on tarpeen kehittää. Harjoituksessa osallistujat saavat käsityksen roolistaan ja siitä mitä itse kunkin pitäisi tehdä, kuka keskittyy kaupallisen toiminnan jatkamiseen ja kuka kestävyyden varmistamiseen? Mitkä tilanteet vaativat kaikkien osallistumista niistä selviämiseen?

Millaista kestävyyttä on syytä tavoitella?

Pienen yrityksen kannattaa aluksi miettiä lyhytkestoisiin uhkiin varautumista. Ajallisena tavoitteena voi pitää työpäivää. Jos katko tai muu häiriö estää tietoliikenneyhteyksien normaalin toiminnan pidempään tai esimerkiksi sähkökatko ei lopu siinä ajassa, ei suurin osa elinkeinoelämää kykene jatkamaan toimintaansa ja yrityksissä toimivat ihmiset siirtyvät 72 tunnin kotivaran pariin.

Yleisimpiä lyhyitä katkoja ovat tietoliikenneyhteyksien katkeaminen, sähkökatkot ja tulipalot. Kaikkia näitä tapahtuu Suomessa päivittäin. Tietoliikennekatkokset ja sähkökatkot eivät yleensä haittaa kestonsa puolesta toiminnan kestävyyttä, mutta mitäpä jos tärkeän tarjouksen tai työsuorituksen takaraja olisi juuri koittamassa ja oman operaattorin palvelu katkeaisi?

Miksi kestävyyttään kannattaa vahvistaa?

Parantaessaan kestävyyttään yritys lisää häiriöiden kestokykyään ja kykenee jatkamaan kaupallista toimintaansa ja tuloksen tekemistä häiriöistä huolimatta. Yritys voi helposti menettää päivän tai useamman taloudellisen tuloksen toiminnan ollessa keskeytyneenä, mutta jos yritys on vahvistanut kestävyyttään ei toiminta ja tuloksenteko keskeydy, vaan parhaimmillaan tulovirta on katkeamaton.

Vuodessa on noin 260 arkipäivää, esimerkiksi kahden päivän keskeytyminen on siitä hieman alle prosentin luokkaa. Sen lisäksi on laskettava kuluja, kuten palkat, vuokrat ja mahdolliset lainojen korot, jotka maksetaan joka tapauksessa keskeytymisen ajalta − tehtiin tulosta tai ei. Näiden yhteissumma on euroja, jotka on katettava lisäkatteella, ei pelkällä liikevaihdon lisäyksellä. Jos haluaa saada menettämänsä tuloksen takaisin, on siis tulevasta liiketoiminnasta saatava ylimääräisiä kate-euroja. Liiketoiminnallisten katkopäivien vaikutus on huomattavasti suurempi kuin ensituntumalta luulisi.

Kestävyyttä kehittäessään yritys kehittää samalla toimintansa laatua, joka osaltaan vaikuttaa tulokseen.

Yhteiskunnan kestävyys myös yritysten asia

Suomi on pieni maa, jossa yhteiskunta on hyvin verkottunut. Yritykset ovat merkittävä osa suomalaista yhteiskuntaa. Pienten yritysten kestävyydellä on merkitystä koko yhteiskunnan resilienssin kannalta. Senkin vuoksi nykyisessä maailmassa on Suomen kannalta tärkeää, että pienet yritykset käyttävät hetken miettiäkseen kestävyyttään ja mitä sen kehittäminen vaatii. Se ei vaadi isoja tekoja, vaan se vaatii tahtoa ja halukkuutta kantaa osuutensa Suomen kestävyydestä.

Pieni yritys voi vahvistaa kestävyyttään pohtimalla asioita, keskustelemalla niistä, kirjaamalla tarvittavia asioita, käyttämällä muistilistoja, järjestämällä neuvotteluhuoneharjoituksen ja kehittämällä sen nojalla toimintamalleja.

Panu Vesterinen
Hankejohtaja, Lujat-kehityshanke
Keskuskauppakamari

Avauskuva Colourbox, Panu Vesterisen kuva Elmo Eklund