Ulkoistaminen pisti KYSin varautumisen häiriöihin uusiksi

15.7.2015

Aihepiirit

Terveydenhuolto

Kuopion yliopistollisen sairaalan KYSin turvallisuuspäällikkö koki pari vuotta sitten Heureka-hetken: monien sairaalan tukitoimintojen ulkoistaminen oli muuttanut täysin sen varautumista häiriöihin. Enää ei kaikki ollutkaan omissa käsissä. Asiaa piti katsoa aivan uudella tavalla.

Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri – kuten muutkin sairaanhoitopiirit – on ulkoistanut toimintojaan mittavasti viiden viime vuoden aikana. Esimerkiksi laitoshuolto, laboratorio, tekniikka, ict, lääketieteellinen tekniikka ja pesulapalvelut ostetaan ulkopuolelta.

Vuonna 2012 sairaanhoitopiirissä oli alkamassa projekti jatkuvuudenhallinnasta. Silloin turvallisuuspäällikkö Hannu Hoffrén hätkähti: tämähän on nyt hoitamatta.

”Kun kaikki oli omissa käsissä, myös jatkuvuudenhallinta oli. Sitä ei tarvinnut miettiä erikseen, kun yhdessä tehtiin päätökset. Kun mukaan tuli liikelaitoksia ja osakeyhtiöitä, itsenäisiä organisaatioita, kaikki olikin toisin. Emmekä heti tajunneet sitä”, Hoffrén kuvaa.

”Puitesopimuksista löytyi vain jokunen lause valmiuden ylläpitämisestä. Ei se riittänyt.”

Analyysillä kehittävät kohdat esiin

KYS piti Huoltovarmuuskeskuksen terveydenhuoltopoolin kanssa työpajoja jatkuvuudenhallinnasta 2012-2013. Vuodenvaihteessa 2013-2014 KYSissä tehtiin kypsyysanalyysi ensimmäisen kerran.

Kypsyysanalyysi on Huoltovarmuuskeskuksen työkalu, mittava kysymyspatteristo. Sen avulla selvitetään vaikkapa sairaalan eri toimintojen varautumista erilaisiin häiriötilanteisiin. Analyysin avulla saadaan selville ne kohdat, joissa on parannettavaa.

Ulkoistaminen tarkoittaa tiedonvaihtoa

Kypsyysanalyysi toi yllätyksiä myös KYSissä. Merkittävin havainto oli Hoffrénin mielestä se, että tiedonvaihtoa sairaalan ja alihankkijoiden välillä tarvitaan todella paljon.

”Emme olleet ymmärtäneet, mitä ulkoistaminen tuossa mielessä tarkoittaa. Olimme ajatelleet, että kun ostamme palvelut, niiden tuottajat hoitavat automaattisesti homman joka tilanteessa.”

”Mutta eihän palveluntuottaja voi tietää, mikä on asiakkaan toiminnan kannalta must-asia. Se toimittaa vain sitä, mitä asiakas tilaa”, Hannu Hoffrén toteaa.

Kriittiset alihankkijat kiinteästi mukana

Alihankkijoiden on tiedettävä, mitkä asiat ovat sairaalan toiminnan kannalta kriittisiä, ja miten ne heijastuvat niiden omaan tuotantoon. Tarvitaan siis kiinteää vuorovaikutusta puolin ja toisin.

Hannu Hoffrén

"Tiedonvaihtoa sairaalan ja alihankkijoiden kesken tarvitaan todella paljon. Palvelutuottaja ei voi tietää, mikä on asiakkaan kannalta must-asia."

 

KYSin kriittiset palveluntuottajat olivat esimerkiksi mukana jatkuvuudenhallintaa koskevissa työpajoissa. Ne ovat mukana myös seuraavassa kypsyysanalyysissä. Se tehdään tämän vuoden lopussa.

KYSissä on neljä kriittistä tukitoimintoa, joita tarvitaan sairaalan pyörittämiseen:

• ict ja lääketieteellinen tekniikka
• pesulapalvelut
• laboratoriopalvelut
• väline- ja laitoshuolto, tekniikka sekä logistiikka.

Niillä kaikilla on omat alihankkijansa, joilla taas on omansa. Sairaalan toiminnan varmistamiseksi niiden kaikkien pitää omalta osaltaan selvittää, mitkä ovat kriittiset asiat sairaalan ostamien palvelujen tuottamiseksi. Sitten niiden on varmistettava, että ne asiat toimivat tilanteessa kuin tilanteessa. Ja niin edelleen ketjua pitkin eteen päin.

Hankintaketjun hallinta ei ole helppoa

”Tämä ei ole helppo asia, mutta mahdollinen hallita sopimuksin. Ongelmia tulee valvonnassa. Kuinka pitkälle ketjua voidaan valvoa? Palveluntuottajat vähentävät riskiä sillä, että kaikki munat eivät ole samassa korissa. Ne pyrkivät siihen, että eivät ole vain yhden toimittajan varassa.”

Viime kädessä kyse on siis sopimuksista ja luottamuksesta. Mutta valvontaakin pitäisi olla.

”Joltain osin ketjua olisi hyvä myös auditoida. Voitaisiin ottaa jokin palanen ja katsoa, miten homma oikeasti toimii.”

Riitta Gullman

 

 

Mitä on jatkuvuudenhallinta?

Jatkuvuudenhallinta on työtä, jolla koetetaan varmistaa, että tärkeät asiat toimivat. Myös silloin, kun jotain yllättävää tapahtuu. Se on ennakoimista ja häiriöihin varautumista. Se on tärkeimpien toimintojen tunnistamista ja sen miettimistä ja harjoittelemista, miten häiriötilanteista selvitään.

Lisää jatkuvuudenhallinnasta Huoltovarmuuskeskuksen sivuilla

 

 

 
 

Jaa artikkeli